Freitag, 17:40 Uhr. Jemand schreibt dir auf WhatsApp: „Kannst du mir bis Dienstag das Angebot schicken?“ Du antwortest mit einem Daumen, legst das Handy weg, und am Dienstag steckt die Nachricht unter vierzig neueren. Für viele entstehen Aufgaben in WhatsApp. Eine Aufgabenliste hat WhatsApp aber nicht.
Wer nach einem „WhatsApp Task Manager“ sucht, landet schnell bei Anbieterseiten und Automatisierungsrezepten. Die meisten dieser Tools sind für Teams gebaut, für Einzelpersonen bleiben nur wenige. Darum geht es hier um zwei Fragen: Was macht das Tool in WhatsApp wirklich, und wem nützt es?
Kurz vorab: WhatsApp führt gerade Erinnerungen an einzelne Nachrichten ein, eine Aufgabenliste hat es nicht. Für Einzelpersonen kommen vor allem Any.do, TaskRio, WhatsTask und Vyneron infrage. Teams, die sich in WhatsApp-Gruppen organisieren, schauen sich TaskRio oder Periskope an, Außendienst-Teams Tasks.Bot. Bei Any.do und Vyneron kostet die WhatsApp-Funktion Geld.
Was WhatsApp selbst kann
WhatsApp führt gerade eine Erinnerungsfunktion für einzelne Nachrichten ein, sie wird schrittweise freigeschaltet. Laut inside-digital erinnert dich WhatsApp an eine Nachricht nach 2, 8 oder 24 Stunden oder zu einem Zeitpunkt, den du selbst wählst. Dort heißt es auch, dass iOS zuerst dran war und die Funktion auf Android zunächst in der Beta lief. Ob du sie schon hast, hängt also davon ab, wann sie bei dir ankommt.
Der zweite Behelf ist der Chat mit dir selbst, oben angepinnt als Merkzettel. Für einen Einkaufszettel reicht das. Fälligkeiten, Wiederholungen oder sauberes Abhaken bekommst du so kaum hin.
Und Meta AI? Auf WhatsApps eigener Meta-AI-Seite ist von Aufgaben oder Erinnerungen bislang keine Rede. In einer Android-Beta wurde eine Aufgabenfunktion gesichtet, offiziell angekündigt ist sie nicht.
Worauf du bei einem WhatsApp-Aufgabentool achten solltest
- Allein oder im Team: Brauchst du eine Liste für dich oder musst du Aufgaben anderen zuweisen?
- Liste oder nur Erinnerung: Landet die Nachricht in einer echten Aufgabenliste oder klingelt nur einmal das Handy?
- Text, Sprache, Foto: Welche Nachrichtentypen versteht das Tool wirklich?
- Erinnerung im Chat: Kommt die Erinnerung zurück in WhatsApp oder nur als Push einer anderen App?
- Einrichtung: Reicht ein QR-Code, oder musst du eine Business-API einrichten?
- Bot oder eigene Nummer: Schreibst du einem Bot oder hängt das Tool an deiner eigenen WhatsApp-Business-Nummer?
- Preis: Ist die WhatsApp-Funktion im Gratisplan enthalten?
Die Tools im Überblick
Any.do
Any.do versteht Aufgaben in normaler Sprache samt Datum und Uhrzeit. Du kannst auch eine Nachricht an den Bot weiterleiten, dann wird daraus eine Aufgabe. Erinnerungen kommen per WhatsApp, als Push oder beides, je nach Einstellung. Verbunden wird über Einstellungen > Integrationen per QR-Code oder Link. Die WhatsApp-Anbindung gibt es nur im bezahlten Premium-Plan, im kostenlosen Personal-Plan fehlt sie. Wenn du Any.do ohnehin nutzt, ist das der kürzeste Weg.
TaskRio
TaskRio macht aus WhatsApp-Nachrichten nachverfolgbare Aufgaben und Erinnerungen. Du schreibst dem Bot direkt oder fügst ihn einer Gruppe hinzu. Dort kann er Aufgaben zuweisen und der Gruppe eine tägliche Zusammenfassung schicken. Mit „Private“ läuft das Ganze über die eigene WhatsApp-Business-Nummer einer Firma. Für die private Nutzung wirbt TaskRio mit „free forever“, bei Teams ist die erste Gruppe kostenlos.
Tasks.Bot
Tasks.Bot verbindet Aufgaben mit Anwesenheitserfassung und dem Überblick über Mitarbeitende im Außendienst. Es richtet sich an Teams mit Leuten unterwegs und an deren Vorgesetzte. Für eine private Liste ist es nicht gedacht.
SmartTask
Wer im Team schon mit SmartTask arbeitet, kann über den WhatsApp-Bot Aufgaben anlegen, Zuständige und Termine ändern, Kommentare schreiben und Aufgaben nach Projekt oder Person auflisten. Eingerichtet wird pro Person unter Apps > WhatsApp.
Periskope
Periskope hängt an der WhatsApp-Nummer eines Unternehmens und macht aus Nachrichten, Chats und Gruppen Aufgaben mit Zuständigkeit, Priorität, Frist und Labels. Gedacht ist es für Support- und Business-Teams, die ohnehin den ganzen Tag in WhatsApp arbeiten.
WhatsTask
WhatsTask ist eine Browser-Erweiterung für WhatsApp Web. Neben jeder Nachricht erscheint ein Symbol, mit dem du daraus eine Aufgabe machst, die Liste liegt in einer Seitenleiste. Auf dem Handy hilft sie dir nicht.
Automatisierung mit Zapier, n8n oder Latenode
Fertige Workflow-Vorlagen nehmen eine WhatsApp-Nachricht als Auslöser und legen daraus etwa eine Aufgabe in Todoist an. Dafür brauchst du einen Anbieter für die WhatsApp Business API und etwas Bastelzeit. Wenn dir Todoist selbst nicht zusagt, findest du hier Alternativen zu Todoist.
Vyneron
Du schreibst unserem Bot ganz normal, etwa „Angebot an Müller schicken, Dienstag 10 Uhr“. Daraus wird eine Aufgabe mit Fälligkeit, eine Notiz oder eine wiederkehrende Routine, die Feiertage berücksichtigen kann. Du kannst auch fragen, was in deinen Aufgaben, Notizen und Dateien steht. Die Erinnerung kommt in den Chat, mit Knöpfen zum Abhaken und Verschieben, du musst dafür also keine andere App öffnen. Verbunden wird unter Einstellungen → Integrationen → WhatsApp per Link, QR-Code oder Code. Eine eigene Business-Nummer brauchst du nicht. Dahinter steckt dieselbe KI wie bei Telegram und Slack, und alles landet im selben Arbeitsbereich der Web-App.
Die Grenzen: Auf WhatsApp versteht Vyneron nur Text. Sprachnachrichten und Fotos gehen über Telegram (@VyneronAIBot) und die Web-App. WhatsApp kannst du 7 Tage lang testen, danach gibt es die Funktion nur in den bezahlten Plänen Solo, Multi und Enterprise. Für Außendienst-Teams oder Teams, die alles in einer WhatsApp-Gruppe organisieren, passen die Tools weiter oben besser.
Vergleichstabelle
| Tool | Was es in WhatsApp macht | Für wen | Einrichtung | Preis |
|---|---|---|---|---|
| Any.do | Aufgaben in normaler Sprache, weitergeleitete Nachrichten, Erinnerung per WhatsApp oder Push | Einzelne, Familien, Teams | QR-Code oder Link | WhatsApp nur in Premium: 4,99 $/Monat bei Jahreszahlung oder 7,99 $/Monat monatlich |
| TaskRio | Nachrichten werden Aufgaben, Zuweisung, Tageszusammenfassung in der Gruppe | Einzelne, Freelancer, Teams | Chat oder Gruppe | Privat kostenlos, erste Team-Gruppe kostenlos |
| Tasks.Bot | Aufgaben, Anwesenheit, Außendienst | Außendienst-Teams | siehe Anbieter | siehe Anbieter |
| SmartTask | Aufgaben anlegen und ändern, Kommentare, Listen | SmartTask-Teams | pro Person in den Apps | siehe Anbieter |
| Periskope | Aufgaben aus Chats und Gruppen mit Frist und Labels | Support- und Business-Teams | Firmennummer verbinden | siehe Anbieter |
| WhatsTask | Aufgaben aus Nachrichten in WhatsApp Web | Einzelne am Rechner | Browser-Erweiterung | siehe Anbieter |
| Vyneron | Aufgaben, Notizen, Routinen, Fragen an die eigenen Daten, Erinnerung mit Knöpfen im Chat (nur Text) | Einzelne | Link, QR-Code oder Code | 7 Tage Test, dann Solo 6 $/Monat oder 59 $/Jahr, Multi (2–3 Personen) ab 12 $/Monat |
Preise Stand 12. Oktober 2026, laut den Seiten der Anbieter.
WhatsApp im Team und Datenschutz
Sobald es um Firmen- oder Kundendaten geht, wird WhatsApp in Deutschland vor allem unter dem Blickwinkel der DSGVO diskutiert, etwa in der Deutschen Handwerks Zeitung. Wenn du WhatsApp im Betrieb für Aufgaben nutzen willst, kläre das vorher mit deinem Datenschutzbeauftragten.
So wählst du
- Du nutzt schon Any.do: Bleib dabei und hol dir Premium für WhatsApp.
- Dein Team organisiert sich in WhatsApp-Gruppen: TaskRio, bei Support-Teams auch Periskope.
- Deine Leute sind im Außendienst: Tasks.Bot.
- Dein Team arbeitet schon mit SmartTask: dessen WhatsApp-Bot.
- Du sitzt meist am Rechner in WhatsApp Web: WhatsTask.
- Du willst eine eigene Liste mit Routinen und Erinnerungen im Chat und tippst ohnehin lieber, als zu diktieren: Vyneron. Wenn du lieber diktierst, ist Telegram der bessere Kanal, mehr dazu in unserem Überblick über Telegram-Aufgabenbots.
Wie das im Alltag aussieht: Aufgaben in WhatsApp verwalten und der WhatsApp-Erinnerungsbot.
Häufige Fragen
Hat WhatsApp eine eigene Aufgabenliste?
Nein. WhatsApp führt gerade eine Erinnerungsfunktion für einzelne Nachrichten ein, sie wird schrittweise freigeschaltet. Laut inside-digital erinnert dich WhatsApp an eine Nachricht nach 2, 8 oder 24 Stunden oder zu einem Zeitpunkt, den du selbst wählst. Eine Liste mit Fälligkeiten und Abhaken bietet WhatsApp nicht.
Geht das kostenlos?
Teilweise. TaskRio ist laut eigener Seite für die private Nutzung kostenlos. Bei Any.do ist WhatsApp nur in Premium dabei. Bei Vyneron kannst du WhatsApp 7 Tage lang testen, danach brauchst du einen bezahlten Plan. Der kostenlose Vyneron-Plan umfasst Telegram und Slack, aber kein WhatsApp.
Kann ich Sprachnachrichten schicken?
Bei Vyneron auf WhatsApp nicht, dort zählt nur Text. Sprachnachrichten und Fotos verarbeitet Vyneron über Telegram und die Web-App. Bei anderen Anbietern probierst du das am besten vor dem Kauf aus.