Ist Notion kostenlos? Der Gratis-Tarif im Detail

Notion ist kostenlos, solange du allein darin arbeitest. Das ist keine Marketingformulierung, sondern steht so in der Vergleichstabelle: Seiten und Blöcke sind im Free-Tarif „unbegrenzt für Einzelpersonen" und „begrenzt für 2 oder mehr Mitglieder".

Diese eine Zeile entscheidet fast alles. Wer Notion als persönliches zweites Gehirn benutzt, zahlt womöglich nie etwas. Wer es zu zweit oder im Team benutzt, landet früher oder später bei 10 $ pro Person und Monat.

Der Rest dieses Textes klärt, was genau im Gratis-Tarif drin ist, wo die Grenzen sind und ab wann sie in der Praxis auffallen. Alle Angaben von der offiziellen Preisseite, Stand 3. September 2026.

Was der Free-Tarif enthält

Für 0 $ pro Mitglied und Monat bekommst du:

• Datenbanken mit Unteraufgaben, Abhängigkeiten und eigenen Eigenschaften — also den Kern von Notion, nicht eine abgespeckte Fassung davon
• Notion Calendar, inklusive Verbindung mehrerer Google-Kalender
• Basis-Formulare zum Sammeln von Antworten direkt in Notion
• Basis-Websites — du kannst eine Notion-Seite öffentlich ins Netz stellen
• ein Probe-Abo der Notion-KI
• Offline-Nutzung, allerdings nur für Seiten, die du selbst vorher zum Herunterladen auswählst

Das ist ungewöhnlich viel. Notion hält im Gratis-Tarif keine Grundfunktion zurück — die Datenbanken, für die man Notion überhaupt benutzt, sind vollständig da.

Die vier Grenzen, die zählen

Zu den 10 $ und 20 $ gehört ein Umschalter, den man leicht übersieht: Die Seite hat oben eine Auswahl zwischen „Monatliche Abrechnung" und „Jährliche Abrechnung" und wirbt daneben mit „Spare bis zu 20 % mit der jährlichen Mitgliedschaft". Bei monatlicher Zahlung liegt der Satz also höher. Welcher der beiden Werte gerade angezeigt wird, hängt vom Umschalter ab — lies den Betrag im Bestellvorgang ab, statt dich auf eine Zahl aus einem Blogartikel zu verlassen.

5 MB pro Datei ist die Grenze, gegen die man im deutschen Büroalltag zuerst läuft. Ein Handyfoto in voller Auflösung liegt oft schon darüber. Ein eingescannter Vertrag, eine Präsentation, ein Video sowieso. In bezahlten Tarifen sind bis zu rund 5 GB pro Datei möglich — der Sprung ist also nicht klein, sondern riesig, und genau deshalb ist es ein wirksamer Hebel zum Upgrade.

7 Tage Seitenverlauf heißt: Was du vor acht Tagen versehentlich überschrieben hast, bekommst du nicht zurück. Bei einer Wiki-Seite, die selten angefasst wird, fällt das erst auf, wenn es zu spät ist.

10 externe Gäste. Gäste sind kostenlos und sehen jeweils nur die eine Seite, zu der du sie eingeladen hast. Für gelegentliche Zusammenarbeit mit Kundinnen oder Auftragnehmern reicht das lange — bis du beim elften bist.

Das Blocklimit, das ständig missverstanden wird

Im Umlauf ist die Behauptung, der Notion-Gratis-Tarif habe ein Limit von einigen tausend Blöcken. Was Notion heute tatsächlich schreibt: In einem Arbeitsbereich, den du nur für dich selbst nutzt, kannst du „so viele Seiten und Blocks hinzufügen, wie du möchtest". Erst in einem Arbeitsbereich mit mehreren Mitgliedern greift eine Obergrenze.

Eine konkrete Zahl nennt Notion auf der Preisseite nicht. Wir schreiben deshalb keine hin. Merk dir die Regel statt der Zahl: allein unbegrenzt, gemeinsam begrenzt.

Das hat eine praktische Folge, die kaum jemand ausspricht — ein Arbeitsbereich, in den du eine zweite Person einlädst, wechselt damit die Spielregeln. Wer das vermeiden will, teilt einzelne Seiten mit Gästen, statt Mitglieder aufzunehmen.

Notion KI ist weder im Gratis- noch im Plus-Tarif enthalten

Im Free-Tarif steckt ein Probe-Abo der Notion-KI, kein dauerhafter Zugang. Das ist bekannt. Weniger bekannt ist der zweite Teil: Der Plus-Tarif ändert daran nichts. Auf der Plus-Karte steht unter „Alles im Free Plan und:" wortgleich wieder „Probe-Abo der Notion-KI" — dieselbe Testversion, nicht mehr. Wer 10 $ im Monat bezahlt, kauft mehr Speicher, mehr Verlauf und unbegrenzt Gäste, aber keine KI.

Der erste Tarif, in dem KI wirklich enthalten ist, ist Business für 20 $. Erst dort tauchen auf der Tarifkarte der Notion Agent, Smart Notes und Enterprise Search auf. Das ist in Wahrheit das stärkste Argument für den Sprung von Plus auf Business, und es steht nirgends so deutlich, wie es sollte.

Getrennt davon steht der Baustein Personalisierte Agenten — die Agenten, die mehrschrittige Arbeit selbstständig ausführen. Die kosten extra, nach Verbrauch: kostenlos testen, danach 10 $ pro 1.000 monatliche Notion-Guthaben. In der Vergleichstabelle ist diese Zeile mit „Erfordert Notion-Guthaben" markiert. Der Betrag gilt also für diesen einen Baustein, nicht für Notion KI insgesamt — die beiden werden häufig durcheinandergebracht.

Studierende und Lehrende: Plus geschenkt

Ein Punkt, der in Deutschland oft untergeht: Der Plus-Tarif ist für Studierende und Lehrende kostenlos, beschränkt auf ein Mitglied. Damit fallen die 5-MB-Grenze und der kurze Versionsverlauf weg. Notion schreibt ausdrücklich, dass Tausende Schul- und Hochschul-Domains gelten, nicht nur .edu — deutsche Hochschuladressen also mit hoher Wahrscheinlichkeit auch.

Anmelden mit der Adresse der Bildungseinrichtung genügt.

Rückerstattung, falls du doch zahlst

Notion erstattet den vollen Betrag, wenn du innerhalb von drei Tagen nach Abschluss eines Monatsabos herabstufst, oder innerhalb von 30 Tagen bei einem Jahresabo. Wichtig für dich als Käufer in der EU: Notion weist selbst darauf hin, dass in der EU und in Regionen mit gesetzlicher Rückgaberegelung auch nach 72 Stunden noch eine Erstattung eines Monatsabos möglich sein kann — genannt werden 14 Tage.

Wenn Notion mehr Werkzeug ist, als du brauchst

Notion ist eine Baukasten-Software. Das ist die Stärke und zugleich der Grund, warum viele nach ein paar Monaten mit einer halbfertigen Struktur dasitzen: Man baut sich zuerst ein System, bevor man eine Aufgabe erledigt.

Vyneron geht die andere Richtung. Kein Baukasten, sondern ein fester Zuschnitt für Aufgaben, Notizen, Routinen und Dateien — und Erfassen dort, wo du ohnehin schreibst. Du schickst dem Bot in Telegram oder Slack einen Satz, eine Sprachnachricht oder ein Foto, und daraus wird eine Aufgabe oder eine Notiz mit erkanntem Text. Nichts einzurichten, kein Datenbankschema zu entwerfen.

Beim Gratis-Zuschnitt setzen wir andere Prioritäten als Notion:

• Aufgaben, Notizen, Routinen, Telegram und Slack sind kostenlos unbegrenzt — für dich als einzelne Person, ohne Seiten- oder Blockzähler im Hintergrund. Gemeinsames Arbeiten ist bei uns nicht Teil des kostenlosen Tarifs, sondern liegt in Multi; wir begrenzen im Gratis-Tarif also nicht deinen Umfang, sondern die Teamgröße.
• Begrenzt ist die Dateiablage (10 Dateien, 50 MB) und die KI: 7 Tage sind inklusive, danach hinterlegst du deinen eigenen KI-Schlüssel. Gemini und Groq geben kostenlose Schlüssel aus, wir schlagen 0 % darauf auf. Details: Bring dein eigenes KI-Modell mit.
• Solo kostet 6 $ im Monat oder 59 $ im Jahr, Multi deckt gemeinsame Arbeitsbereiche ab, Enterprise beginnt ab 26 Nutzern. 14 Tage Geld-zurück, ohne Rückfragen.

Der direkte Vergleich steht unter Notion gegen Vyneron; wer breiter sucht, findet in den Notion-Alternativen mehrere Zuschnitte nebeneinander. Und wenn dich vor allem die Preisseite interessiert: Notion Kosten 2026.

Alle Angaben von notion.com/de-de/pricing, geprüft am 3. September 2026. Als wir die Seite aufgerufen haben, standen die Beträge in US-Dollar — die Seite hat aber eine Auswahl „Preis in", über die eine andere Währung erscheinen kann. Prüf, was bei dir angezeigt wird.