Wer schon mal mit Getting Things Done gearbeitet hat, kennt den Eingangskorb: ein einziger Ort, an dem alles landet, was dir durch den Kopf geht. Die Idee ist gut. In der Praxis scheitert sie oft an einer Kleinigkeit. Der Eingangskorb steckt in einer App, und die App ist gerade nicht offen. Du stehst an der Kasse, sitzt im Meeting oder hast das Kind auf dem Arm. Bis du die App gefunden, entsperrt und das Formular ausgefüllt hast, ist der Gedanke weg.
Die Lösung ist nicht noch eine App. Die Lösung ist, den Eingangskorb dorthin zu legen, wo du ohnehin den ganzen Tag bist: in deinen Messenger.
Kurz gesagt: Mit Vyneron legst du Aufgaben über den Kanal an, der gerade am nächsten ist: Sprachnachricht oder Foto an @VyneronAIBot in Telegram, eine Text- oder Sprachnachricht oder ein Foto in WhatsApp, ein Befehl in Slack oder der Chat in der Web-App. Alles landet in derselben Liste, und du kannst über dieselben Kanäle nachfragen, was ansteht.
Warum Aufgaben unterwegs verloren gehen
Selten liegt es an fehlender Disziplin. Meist ist der Weg zum Formular einfach zu lang. Jeder Zwischenschritt (App suchen, Feld antippen, Datum wählen) ist eine Gelegenheit, es auf später zu verschieben. Und „später“ heißt oft: nie. Deshalb lohnt es sich, die Hürde so niedrig wie möglich zu machen. Hier sind fünf Wege, die zu verschiedenen Situationen passen.
1. Sprachnachricht an Telegram
Du bist mit dem Rad unterwegs oder hast die Hände voll? Schick @VyneronAIBot eine Sprachnachricht, so wie du sie einem Freund schicken würdest: „Freitag um zehn Zahnarzt anrufen“. Der Bot schreibt die Nachricht ab, erkennt Datum und Uhrzeit in deiner Zeitzone und legt daraus eine Aufgabe an. Sprachnachrichten zählen dabei nicht gegen dein tägliches KI-Kontingent.
Eine ehrliche Einschränkung: Aus deiner Nachricht macht die KI die Aufgabe. Deshalb brauchen alle Wege in diesem Beitrag KI-Zugang, also Sprachnachricht, Foto, Text in Telegram, WhatsApp oder Slack und der Web-Chat. In der Testphase hast du 50 KI-Nachrichten pro Tag. Danach legt der Bot im kostenlosen Plan nur dann Aufgaben an, wenn du einen eigenen API-Schlüssel hinterlegst. WhatsApp gibt es nach der Testphase nur in den kostenpflichtigen Tarifen. Ohne Schlüssel sagt er dir, dass die Testphase vorbei ist, und du trägst Aufgaben im Formular der Web-App ein. Sprachnachrichten zählen nicht gegen das Tageskontingent, folgen aber derselben Regel. Wie das geht, steht in unserem Beitrag zu eigenen API-Schlüsseln. Mehr zum Thema Sprache findest du unter Sprachnachrichten in Aufgaben verwandeln.
2. Foto vom Zettel oder Whiteboard
Nach einer Besprechung hängt eine Liste am Whiteboard, oder auf dem Kühlschrank klebt ein Einkaufszettel mit drei Erledigungen. Fotografiere ihn und schick das Bild an den Telegram-Bot. Er fragt dann, was du damit willst: als Bild speichern, mit Schlagwörtern speichern oder als Text verarbeiten.
Wählst du „als Text verarbeiten“, liest der Bot die Schrift aus dem Foto. Steht darauf nur eine Sache, wird daraus eine Aufgabe. Stehen dort mehrere, bekommst du eine Übersicht zum Bestätigen, mit bis zu 20 Einträgen. Zeilen, die eher Notizcharakter haben, fasst der Bot in einer Notiz zusammen.
3. Eine Nachricht wie an einen Kollegen
Du musst keine Befehle lernen. Schreib dem Bot in Telegram ganz normal: „Angebot für Müller bis Mittwoch, wichtig“. Datum und Priorität werden aus dem Satz herausgelesen.
Das funktioniert auch in die andere Richtung. Frag „Was steht heute an?“, verschieb das Datum einer Aufgabe oder lösch eine. Vor dem Löschen fragt der Bot nach, ob du dir sicher bist. Arbeitest du im Team und nennst in der Nachricht einen Namen, der in der Liste der zuständigen Personen deines Unternehmens steht, wird die Aufgabe dieser Person zugewiesen. Ohne Treffer geht sie an die Standardperson oder an dich.
4. WhatsApp und Slack
Viele nutzen Telegram gar nicht, sondern sind den ganzen Tag in WhatsApp. Dort steht dir dieselbe KI zur Verfügung. Du kannst tippen oder eine Sprachnachricht schicken: Der Bot schreibt sie ab und behandelt sie wie eine getippte Nachricht. Fotos und Dateien landen in deinen Notizen, und den Text auf einem Foto liest er dir auf Wunsch in dieselbe Notiz aus. Nur Videos verarbeitet er nicht, dafür verweist er dich auf die Web-App oder auf Telegram. Details zum Einrichten findest du im Beitrag zur Aufgabenverwaltung mit WhatsApp.
Bei der Arbeit läuft eher Slack. Dort legst du Aufgaben mit /vyneron gefolgt von deinem Satz an, per Direktnachricht an den Bot oder indem du ihn mit @ erwähnst. Wie das im Alltag aussieht, zeigt der Beitrag zur Aufgabenverwaltung in Slack.
5. Am Schreibtisch: Chat und Liste in der Web-App
Sitzt du am Rechner, ist die Web-App der bequemste Weg. Im KI-Chat legst du Aufgaben in normaler Sprache an, ergänzt Unteraufgaben, sprichst etwas ein oder lädst ein Bild hoch. Die Liste selbst ist der Ort zum Aufräumen: Reihenfolge ändern, Dateien anhängen, Erinnerungen setzen, Unteraufgaben anlegen, Aufgaben im Team verteilen. Als Anhang gehen unter anderem Bilder, PDFs, Word- und Excel-Dateien, CSV und ZIP-Archive.
Wiederkehrendes wie die Monatsabrechnung trägst du als Routine ein. Der Kalender dahinter kennt die gesetzlichen Feiertage weltweit, mehr dazu unter feiertagsbewusste Routinen.
Welcher Weg passt wann?
| Situation | Bester Weg |
|---|---|
| Hände voll, unterwegs | Sprachnachricht an @VyneronAIBot in Telegram |
| Zettel, Whiteboard, Notizblock | Foto an den Telegram-Bot, „als Text verarbeiten“ |
| Gerade in WhatsApp | Kurze Text- oder Sprachnachricht |
| Im Arbeits-Slack | /vyneron mit deinem Satz |
| Am Schreibtisch, mit Unteraufgaben | KI-Chat in der Web-App |
| Planen, sortieren, Dateien anhängen | Liste in der Web-App |
Wiederfinden gehört dazu
Eine Aufgabe festzuhalten ist nur die halbe Miete. Die andere Hälfte ist, sie wiederzufinden. Bei Vyneron gibt es dafür keinen eigenen Synchronisationsknopf: Was du per Sprachnachricht anlegst, siehst du sofort in der Web-App, und umgekehrt.
Suchen kannst du über dieselben Kanäle, also Telegram, WhatsApp, Slack oder den Web-Chat. Die Suche arbeitet mit Stichwörtern und durchsucht Titel, Beschreibung, Schlagwörter und die Namen angehängter Dateien. Kleine Abweichungen in der Wortendung verkraftet sie. Wenn du also nach „Rechnung“ fragst, findest du auch „Rechnungen“. Ein Foto, das du nur als Bild gespeichert hast, wird dagegen nicht nach dem Text darauf durchsucht. Wie die Suche im Detail funktioniert, erklärt dieser Beitrag.
Häufige Fragen
Kostet das Erfassen per Telegram etwas?
Du kannst Vyneron sieben Tage lang mit dem Solo-Plan testen, ohne Kreditkarte und mit 50 KI-Nachrichten pro Tag. Danach bleiben Aufgaben, Notizen, Routinen und der Kalender in der Web-App kostenlos und unbegrenzt. Die KI pausiert und damit auch das Erfassen per Nachricht, bis du upgradest (Solo kostet 6 $ im Monat oder 59 $ im Jahr, mit 150 KI-Nachrichten pro Tag) oder einen eigenen API-Schlüssel nutzt.
Funktionieren Sprachnachrichten auch in WhatsApp?
Ja. Der Bot schreibt deine Sprachnachricht ab und macht daraus eine Aufgabe oder Notiz, genau wie bei getipptem Text. Fotos und Dateien nimmt er ebenfalls an. Nur Videos gehen in WhatsApp nicht.
Welche eigenen API-Schlüssel werden unterstützt?
Gemini, OpenAI, Anthropic, OpenRouter und Together, in jedem Plan. Mit eigenem Schlüssel funktionieren alle hier beschriebenen Wege genauso.
Kann ich Aufgaben per Nachricht auch löschen?
Ja. Schreib dem Bot, welche Aufgabe weg soll. Bevor er sie löscht, fragt er nach und du bestätigst oder brichst ab.